Redakcyjne i agencyjne sposoby na pandemię

Druga fala koronawirusa nie spowodowała znaczących zmian w organizacji pracy w mediach i agencjach reklamowych. Systemy pracy zdalnej i wprowadzenie zasad prewencji pozwoliły uniknąć przestojów związanych z pandemią.

W redakcji RMF FM część pracowników pracuje wyłącznie zdalnie, a pozostali w systemie hybrydowym, łączącym pracę z domu i z redakcji. Pomieszczenia podzielono na strefy. - Przejście z jednej strefy do drugiej nie jest możliwe - informuje Maciej Brzozowski, dyrektor public relations radia.

W Grupie Eurozet obowiązują procedury wprowadzone jeszcze w marcu. Jak informuje Małgorzata Kozieł, rzeczniczka Grupy, zarząd nadal zaleca ograniczenie do minimum liczby osób przebywających w biurze. Dlatego także w tym radiu działa łączony system pracy - część pracowników wykonuje obowiązki zdalnie, pozostałych obowiązuje rotacyjny system zmian.

Redakcje Agory w dużej mierze kontynuują od wiosny pracę w formie zdalnej lub w trybie rotacyjnym. Gazeta.pl w sierpniu wprowadziła elastyczny model pracy, a redakcja "Gazety Wyborczej" pracuje w modelu hybrydowym.  – Większość dziennikarzy i redaktorów pracuje zdalnie, codzienne kolegia odbywają się przez Teamsy, do redakcji przychodzą osoby, które nie mają warunków do pracy w domu lub mają inne potrzeby, np. związane ze sprzętem – mówi Mikołaj Chrzan, zastępca redaktora naczelnego "Wyborczej".

Rotacyjnie lub zdalnie pracują też stacje radiowe Agory. Większość rozmówców Tok FM łączy się z redakcją przez internet lub telefon. Jeśli trzeba nagrać wypowiedź w studiu, np. do dłuższego programu, to stacja ma na to specjalne pomieszczenie w budynku Agory, dostępne tylko dla osób z zewnątrz, bez możliwości bezpośredniego kontaktu z dziennikarzami. W Radiu Złote Przeboje, Rock Radiu i Radiu Pogoda wszystkie wypowiedzi gości są nagrywane zdalnie.

Dostosowanie do okoliczności

Natomiast TVN wprowadził w swojej siedzibie nowe obostrzenia. - Obowiązuje zakaz wstępu dla osób, których obecność w biurze nie jest niezbędna - poinformowała "Presserwis" Katarzyna Issat, dyrektorka ds. komunikacji korporacyjnej. Również TVN podzielił przestrzeń redakcyjną na strefy i wprowadził rotacyjny system pracy. Nadal obowiązują wprowadzone w marcu procedury sanitarne. - Osoby obecne w biurze obowiązuje wzmożony reżim sanitarny, polityka zachowania dystansu, noszenie maseczek oraz przestrzeganie wszystkich oznaczeń widocznych w przestrzeniach biurowych - wyjaśnia Issat. 

Możliwość pracy zdalnej w Ringier Axel Springer została przedłużona do końca roku. Obecnie niemal 95 proc. zatrudnionych pracuje z domu. Ekipy wideo Onetu od początku pandemii pracują w trybie zmianowym. – W przypadku naszych programów reagujemy na bieżąco, obecnie do minimum ograniczamy liczbę gości w studiu – mówi rzeczniczka RAS Polska Agnieszka Skrzypek-Makowska.

Tydzień temu zmiany wprowadził także Polsat News. - Praca została tak zorganizowana, żeby osoby pracujące w terenie nie miały kontaktu z pracownikami redakcji - wyjaśnia Tomasz Matwiejczuk, rzecznik prasowy Polsatu. Poza tym od tygodnia goście nie są zapraszani do studia, lecz pojawiają się na antenie zdalnie. 

Przed wejściem do obiektów Polsatu pracownikom jest mierzona temperatura. - Wewnątrz natomiast pracownicy noszą maseczki tam, gdzie nie udaje się zachować odpowiedniego dystansu - informuje Matwiejczuk.

Szybka reakcja

W "Rzeczpospolitej" dwa zespoły redakcyjne pracują rotacyjnie zdalnie i w biurze. - Członkowie grup nie kontaktują się ze sobą. Spotkania w redakcji ograniczyliśmy do minimum, a do kontaktów wykorzystujemy środki zdalnej komunikacji - opowiada Bogusław Chrabota, redaktor naczelny dziennika.

W zeszłym tygodniu przypadek zakażenia koronawirusem ujawniono w Polskiej Agencji Prasowej. Chodziło o osobę pracującą w redakcji przy ul. Brackiej w Warszawie. Jak informował wtedy Wojciech Surmacz, redaktor naczelny PAP, wypracowane procedury pozwoliły szybko reagować na taką sytuację. Pomieszczenia redakcji poddano ozonowaniu i przez 24 godziny nie były dostępne. W tym czasie dziennikarze pracujący stacjonarnie wykonywali obowiązki z zapasowego biura PAP przy ul. Mińskiej. 

12 października o zakażeniu koronawirusem poinformowała Ilona Januszewska, dziennikarka TV Republika. - Jednostkowe przypadki zachorowań nie dezorganizują pracy redakcji. Wykluczyliśmy zapraszanie gości do studia, łączymy się z nimi na Skypie. Nadal funkcjonuje schemat pracy hybrydowej, dzięki czemu niwelujemy
ryzyko zakażeń wśród pracowników - mówi Dorota Kania, szefowa stacji.

Jak podała, Rafał Ziemkiewicz, który miał kontakt z Januszewską, przebywa na kwarantannie, a niedzielny program "Salonik polityczny" poprowadzi zdalnie. - Będzie łączył się z gośćmi na Skypie ze swojego domu - dodaje Kania.

Nie wszędzie tak samo

W Grupie BNG od lipca jest dowolność w wyborze miejsca pracy. - Sugerujemy pracę z domu, ale jesteśmy elastyczni. Są tacy, którzy regularnie bywają w biurze, i tacy, których od marca widujemy dzięki komunikatorom. Nie ma to wpływu na naszą pracę dla klientów - wyjaśnia Jagoda Prętnicka-Markiewicz, head of communications w BNG. - Na bieżąco reagujemy na sytuację epidemiologiczną. W naszym ponad 400-osobowym zespole kilka osób przechodziło już przez Covid-19 - szczęśliwie bez powikłań, inni byli na kwarantannie, jeszcze inni w izolacji. Większość z nas pracuje głównie z domu już od pół roku. W marcu zapewniliśmy zespołom agencyjnym sprzęt.

W holdingu Mediacap, do którego należy Grupa S/F, na 350 pracowników były cztery przypadki Covid, w żadnym nie doszło do zakażenia w biurze i większość z tych osób nie miała kontaktu z innymi pracownikami w trakcie choroby i tuż przed. Tuż po ogłoszeniu lockdownu powołano sztab kryzysowy, który opracował procedury na okoliczność zachorowania pracownika i nowe zasady postępowania obowiązujące wszystkich. W marcu firma przeszła na pracę zdalną.

- W wakacje przez kilka tygodni testowaliśmy w Grupie S/F system pracy w podziale na grupy A i B, ale ten sposób nie sprawdził się u nas z uwagi na różnorodny tryb pracy w działach kreatywnych i produkcyjnych oraz przynależność osób do kilku zespołów. Od połowy sierpnia pracownicy w porozumieniu z przełożonymi decydują, czy chcą pracować z domu czy z biura. Na co dzień w firmie pracują zespoły wsparcia - finanse, administracja, kadry, które wspomagają stacjonarnych pracowników operacyjnych – informuje Aleksandra Chromiec, HR business partner w Grupie S/F, odpowiedzialna m.in. za organizację i wdrożenie regulacji dotyczących Covidu.

W Havas Creative Group był jeden przypadek zachorowania na Covid. - Po stwierdzeniu zachorowania wszyscy przez tydzień pracowali w domach, bo od maja pracownicy wrócili do biura. Osoby, które miały kontakt z chorym, przeszły na nasz koszt testy na obecność wirusa. Na szczęście, nikt więcej nie zachorował. Jesteśmy przygotowani na ewentualność kolejnych zachorowań, nasza praca nie była i - mamy nadzieję - nie będzie przez to zakłócona – opowiada Dorota Mazur, prezes Havas Creative Group. Dodaje, że po wprowadzenie strefy czerwonej pracownicy Havas Creative Group wrócą do całkowitej pracy zdalnej.

W Grupie DDB od początku pandemii było pięć potwierdzonych testami przypadków zakażenia, z czego 3 osoby już wyzdrowiały, pozostałe przechodzą chorobę stosunkowo łagodnie. - Z uwagi na głównie zdalny charakter pracy w Grupie, żadna z tych osób nie miała kontaktu z innymi z firmy, więc nie było obawy o dalsze zakażenia – wyjaśnia Urszula Lisiecka, people & PR director w Grupie DDB. Teraz zespoły DDB i Gutenberg pracują głównie z domu. Do niedawna w biurze przebywało maksymalnie 25 proc. zespołu z każdej ze spółek. - W ostatnich dniach, z uwagi na rosnąca liczbę zakażeń w Polsce, liczba obecnych w biurze DDB zmalała. Czynna jest recepcja i w razie konieczności organizowane są spotkania. Także zespół operatorów DTP w Gutenbergu z uwagi na potrzebę przesyłania dużych plików w większości pracuje z biura. Będziemy się dostosowywać do sytuacji. Mamy opracowany plan powrotu w systemie rotacyjnym 50 na 50 dla obu spółek, gdyby sytuacja epidemiologiczna znacząco się poprawiła – dodaje Lisiecka.

Nowe sytuacje

W Grupie BBDO zachorował jeden pracownik, ale pracował zdalnie, więc nie zaburzyło to pracy agencji. - Poza tym kilka osób było na kwarantannie. Każdy z podejrzeniem zakażenia przechodzi test na koszt firmy - mówi Radek Miklaszewski, business development director w BBDO. W biurach firmy pracuje do 25 proc. stałego składu pracowników i współpracowników. Reszta pracuje zdalnie z domów, w razie potrzeby pojedyncze osoby pojawiają się czasem w biurze, ale muszą wcześniej zawiadomić o tym osobę odpowiedzialną za organizację pracy w agencji.

- Osoby pracujące w biurze, zgłosiły się na ochotnika, mają możliwość regulacji czasu rozpoczęcia i zakończenia dnia pracy oraz naprzemiennej pracy zdalnej – zapewnia Miklaszewski.

Przesyłki, dostawy artykułów spożywczych, środków czystości, artykułów biurowych są w BBDO odbierane są przez wyznaczoną osobę w recepcji budynku. W recepcjach agencji jest lista obecności na konkretny dzień i każdy pracownik musi się na nią wpisać. Odnotowuje się tu też wizyty osób postronnych.

W Ogilvy na Covid też zachorował jeden pracownik. - Ci, którzy mieli z nim kontakt, przeszli na dobrowolną kwarantannę, niektórzy zdecydowali się też od razu na testy – mówi Agnieszka Wasilewska, CEO Ogilvy w Polsce. - Dotychczas codziennie było w firmie maksymalnie 20-25 osób, dbaliśmy o zachowanie zasad bezpieczeństwa, reżimu sanitarnego oraz dystansu społecznego. Tylko 30 proc. zespołu mogło przebywać jednocześnie w agencji - dodaje.

Chociaż biuro przeszło dezynfekcję, firma zdecydowała o jego zamknięciu i przejściu w 100 proc. na pracę zdalną ze względu na ostatnie statystyki zachorowań. - Będziemy reagować wraz z rozwojem sytuacji – zapowiada Wasilewska.

Schulz brand friendly też ma już za sobą pierwszy Covidowy egzamin. - Zareagowaliśmy błyskawicznie, zamknęliśmy biuro, zidentyfikowaliśmy osoby, które miały kontakt z zarażoną i poddaliśmy je testom na koszt firmy. Nikt inny nie został zakażony. Nasz styl pracy ostatnio jest hybrydowy. Większość zespołu pracuje zdalnie, a biuro stało się miejscem jedynie ważnych firmowych spotkań, jest używane głównie do celów księgowych i administracyjnych. Praca zdalna stała się naszą codziennością, ale czujemy, że nie wszystko da się zrobić zdalnie, szczególnie, że właśnie na te „covidowe" miesiące przypadło duże zwiększenie zatrudnienia -opowiada Dominika Kozłowska, PR manager Schulz brand friendly.

Także w tej firmie wprowadzono wiele procedur kryzysowych, m.in. zapisy obecności w biurze - limit wynosi 10 osób. - Poza wykorzystaniem narzędzi do komunikacji w firmie uruchomiliśmy także system alertów SMS-owych, wysyłanych także po godzinach i weekendy w razie potwierdzonego przypadku Covidu. Poza tym dla całego zespołu wykupiliśmy pakiet medyczny z opieką psychologiczną na wypadek zachorowania na koronawirusa – informuje Kozłowska. W firmie jest zespół kryzysowy, który zbiera informacje nie tylko o potwierdzonych przypadkach Covid-19, ale także o podejrzeniach zakażenia u pracowników. W razie potrzeby informuje osoby potencjalnie narażone na zakażenie i/lub całą firmę i wdraża odpowiednie procedury.

Pozytywy pozostaną

W grupie Dentsu, w tym w agencjach mediowych Carat Polska, Vizeum, Dentsu X, zespoły pracują zdalnie do odwołania – najprawdopodobniej do końca roku. Firma rekomenduje nieprzyjeżdżanie do biura, jeśli nie jest to konieczne, a ci, które zdecydują się na pracę w biurze, muszą przestrzegać zasad bezpieczeństwa. Grupa rozważa wprowadzenie hybrydowego modelu pracy na stałe. Z ankiety przeprowadzonej wśród pracowników wynika, że zdecydowana większość z nich chciałaby pracować zdalnie także po pandemii.

W modelu hybrydowym pracuje również firma OMD, pozostawiając pracownikom decyzję, czy chcą pracować zdalnie czy przyjść do biura. Z tej drugiej możliwości korzysta około 20 proc. zatrudnionych. Część łączy pracę w biurze z pracą w domu. - W biurze zachowane są najwyższe środki bezpieczeństwa, w tym pomiar temperatury, maseczki, testy, dezynfekcja, ozonowanie, jest ratownik medyczny na miejscu, ograniczenie liczby osób w pomieszczeniu. I co bardzo cieszy – nie dotąd mieliśmy żadnego przypadku zachorowania w biurze – wylicza Anna Podskarbi, managing director OMD Optimum Media.

Podkreśla, że firma planowała powrót do biura w systemie rotacyjnym od października, ale ze względu na wzrost zachorowań w ostatnim tygodniach w kraju odstąpiła od tego zamiaru. OMD chce niedługo wprowadzić system, w którym w rytmie tygodniowym jeden zespół pracuje na jednym pietrze, czyli cztery zespoły na czterech piętrach. - Chodzi o to, by w danym tygodniu spotykały się w pracy tylko osoby współpracujące ze sobą. Celem odbudowa wartości płynących z pracy zespołowej – dodaje Podskarbi.

Biuro agencji Media Concept ma wspólne przestrzenie otwarte, dlatego praca stacjonarna jest utrudniona. - Z utęsknieniem czekamy na możliwość nieskrępowanych spotkań w tak zwanym realu – mówi Bartosz Nowakowski, CEO Media Concept. Ale zwraca też uwagę na dobre strony nowych rozwiązań. - Powszechność i przełamanie oporu przed wideokonferencjami często podnosi efektywność współpracy z klientami i dostawcami. W sytuacjach, w których wcześniej traciło się czas na krótsze czy dłuższe podróże i spotkania offline, teraz coraz częściej strony decydują się na szybkie załatwienie sprawy na odległość. Część z tych przyzwyczajeń zapewne z nami pozostanie – uważa Nowakowski.

Od końca września w Polsce skokowo przybywa zakażeń Covid-19. W sobotę Ministerstwo Zdrowia poinformowało o rekordowej liczbie ponad 9,6 tys. osób, u których wykryto obecność koronawirusa.

(MTK, BAE, AMS, IKO, 16.10.2020)