Slack, czyli komunikacja bez e-maili

Platforma internetowa Slack jest świetnym sposobem na współpracę w redakcjach, nie tylko stosujących pracę zdalną. Przypominamy tekst, który ukazał się w magazynie "Press" (07-08/2018).

W większości redakcji scenariusz wygląda podobnie. Najpierw robi się bałagan w e-mailach, bo każdy zasypywany jest wiadomościami, a niektóre wcale go nie dotyczą. Aby zapanować nad chaosem, tworzy się grupę dyskusyjną na Facebooku, w której z czasem nie sposób się połapać i wyszukać potrzebne informacje z archiwalnych rozmów. Jedni zostają przy tych rozwiązaniach, drudzy stawiają na aplikacje do korespondencji grupowej – wśród nich króluje Slack.

– Przejście na Slacka trzy lata temu było najważniejszą decyzją techniczną w historii Spidersweb.pl. To zmieniło na lepsze charakter naszej pracy – mówi Przemysław Pająk, twórca i szef serwisu o technologiach.

Grzegorz Marczak z Antyweb.pl przyznaje, że w jego redakcji były testowane trzy–cztery podobne rozwiązania, ale Slack okazał się bezkonkurencyjny.

– Dwa lata temu postawiliśmy na Slacka, który szybko stał się obowiązkowy dla wszystkich pracujących w Antyweb.pl – mówi Marczak.

Nie tylko serwisy technologiczne odkryły i używają Slacka. – Wygodny i konkretny komunikator, świetnie sprawdza się do koordynacji pracy stałej redakcji oraz autorów zewnętrznych – zachwala Kamil Janicki, redaktor naczelny serwisów Ciekawostkihistoryczne.pl i Twojahistoria.pl.

– Slack pomaga nam w szybkim czasie reakcji, na przykład w przypadku tak zwanych breaking news. Pozwala na koordynację prac zespołów oraz sprawia, że pracujemy lepiej i wydajniej – podkreśla Dawid Muszyński, redaktor naczelny serwisu o kulturze popularnej Naekranie.pl.

We współczesnej redakcji komunikator internetowy jest niezbędny. Przed laty królowało Gadu-Gadu, ale dziś mało kto o nim pamięta. Współcześnie potrzebne są bardziej rozbudowane, ułatwiające np. przesyłanie zdjęć i filmów, rozmowy wideo i dziesiątki innych zadań, a Slack to prawdziwy kombajn multimedialny.

– To główne miejsce, gdzie odbywa się cała komunikacja wewnątrz naszego międzynarodowego zespołu – mówi Wojciech Cieśla, jeden z założycieli projektu dziennikarskiego VSquare.

Z KAŻDYM, ALE NIE Z KSIĘGOWĄ

Bez różnicy, czy cała redakcja mieści się w jednym budynku, czy fizycznie nie ma jej wcale, bo każdy pracuje zdalnie – im więcej osób używa Slacka, tym większy porządek panuje w komunikacji. Idealny model zakłada, że w jednym miejscu toczą się dyskusje redakcyjne, planuje i redaguje się teksty, wysyła zlecenia dla działu IT czy przesyła dokumenty.

– W Gazeta.pl ze Slacka korzystają programiści, graficy, redaktorzy, handlowcy oraz marketingowcy. Jest to grupa licząca do 300 osób. Nie jest jednak używany w innych częściach firmy, bo np. z księgowością kontaktujemy się jedynie za pomocą e-maila i telefonu – tłumaczy Sylwia Ryzner, business owner w Gazeta.pl, która odpowiada za wdrożenie Slacka w pracę zespołu portalu.

Równie szeroko korzysta się ze Slacka w serwisach technologicznych. Przemysław Pająk wylicza kolejne działy, które w Spidersweb.pl go używają: redakcja, development, SEO, dział sprzedaży, LAB (graficy i IT). W Antyweb.pl na co dzień z komunikatora korzysta łącznie ok. 20 osób, czyli de facto wszyscy oprócz księgowości i luźno współpracujących autorów. Podobnie jest w multimedialnym projekcie dziennikarskim Outriders. W serwisach historycznych prowadzonych przez Kamila Janickiego jedynie obieg dokumentów firmowych odbywa się poza Slackiem. Dziennikarze piszący do „Rynku Kolejowego” oraz innych tytułów należących do Zespołu Doradców Gospodarczych TOR używają tego narzędzia przede wszystkim do dyskusji i konsultacji między dziennikarzami pracującymi na stałe w redakcji oraz w komunikacji z korespondentami. Łącznie jest to ponad 30 osób. Głównie do redakcyjnego planowania i konsultacji Slack wykorzystywany jest też w VSquare. Łącznie 31 aktywnych kont ma serwis Naekranie.pl.

Okazjonalnie Slacka używa się w krakowskim oddziale „Gazety Wyborczej”.

– Doskonale sprawdził się w trakcie Światowych Dni Młodzieży, bo to świetne narzędzie do zbiorowej komunikacji. Nasi reporterzy poprzez Slacka przesyłali do redaktora prowadzącego teksty, zdjęcia i filmy z centrum wydarzeń, a ten wybierał z nich materiały do publikacji. Jednak na co dzień przegrywa z bardziej popularnym wśród dziennikarzy Facebook Messengerem – mówi Piotr Gądek, zastępca redaktora naczelnego krakowskiego oddziału „Gazety Wyborczej”.

DYSKUSJE W KANAŁACH

Dla uporządkowania komunikacji w Slacku tworzy się tzw. kanały, czyli działy tematyczne, w których będzie prowadzona korespondencja. Administrator tworzy nowy kanał, nadaje mu nazwę, opcjonalnie załącza krótki opis oraz zaprasza członków grupy. Od momentu, gdy zaakceptują zaproszenie otrzymane e-mailem, mogą wspólnie pracować w tym kanale.

– Kanały umożliwiają łatwą organizację planu wydawniczego, ale też zapewniają rozdzielenie komunikacji służbowej od prywatnej – podkreśla Kamil Janicki.

Aby w wątku dotyczącym planowania nowego wydania nie było spamu w rodzaju pytań o wspólne wyjście na obiad czy na piwo po pracy, dobrze jest założyć osobny kanał na luźne rozmowy. Warto stworzyć osobne kanały dotyczące urlopów i nieobecności w pracy, odrębne dla grafików i programistów oraz specjalne kanały do obsługi ważnych wydarzeń.

– Uruchamiamy je na przykład na czas konferencji Apple, bo wówczas dużo się dzieje w krótkim czasie. Nie tylko planujemy, kto i kiedy przygotuje dany tekst, ale też w trakcie wydarzenia właśnie na ten kanał wrzucane są teksty, zdjęcia czy wideo – wyjaśnia Przemysław Pająk. Cała grupa medialna, w której skład wchodzą serwisy Spidersweb, Spidersweb Rozrywka, Auto Blog oraz Bezprawnik, ma ok. 100 stałych kanałów. – Każda redakcja ma kilka własnych. Tam planowane są prace w dłuższej perspektywie oraz omawiane kwestie związane z funkcjonowaniem danego serwisu – dodaje Pająk.

Sylwia Ryzner z Gazeta.pl naliczyła ok. 70 kanałów publicznych w portalowym Slacku. – Cały czas powstają nowe, a nieużywane archiwizujemy. Z kanałów korzystamy elastycznie, dostosowujemy je do działań prowadzonych w danym okresie – wyjaśnia.

PODEPNIJ DLA WYGODY

Slack został tak pomyślany, aby w trakcie pracy nie trzeba było go zbyt często opuszczać. Wszystko dzięki możliwości korzystania z aplikacji zewnętrznych, jak np. Twitter, Dropbox, Google Drive, Skype, Google Hangouts, Zoom czy Trello. Zwłaszcza dla redakcji jest to niezwykle przydatne rozwiązanie. Bardzo popularnymi aplikacjami są kalendarz Google oraz Trello, czyli wygodny sposób na organizację i zarządzanie pracą.

– Ciekawym rozwiązaniem jest aplikacja IFTTT – If This Then That. Wystarczy ustawić odpowiednią regułę, a IFTTT wykona automatycznie dane zadanie. Na przykład jeżeli zbliża się konferencja zapisana w kalendarzu, to otrzymamy przypomnienie na odpowiednim kanale Slacka – wyjaśnia Grzegorz Marczak. IFTTT można konfigurować zgodnie z własnymi potrzebami, np. po otrzymaniu e-maila od określonego odbiorcy, Slack może go automatycznie kopiować do pozostałych osób podpiętych pod kanał.

Zdaniem Łukasza Malinowskiego jedną z najbardziej przydatnych aplikacji jest bot To-do.
– Bot ten pozwala na tworzenie zadań oraz przypisywanie do nich osób i terminu zakończenia prac. W większości przypadków można to zrobić, wpisując odpowiednie polecenia w tym samym polu, w którym wpisujemy wiadomości, bez niepotrzebnego klikania i otwierania nowych okienek. Listy można przypisać do wybranych kanałów i zarządzać nimi z poziomu przeglądarki. To-do wykorzystujemy nie tylko w pracy redakcyjnej, ale także w kontakcie z działem IT. Jest bardzo przydatny we współpracy z korespondentami i ułatwia zapanowanie nad liczbą nadsyłanych przez nich materiałów – wylicza Malinowski.

Redakcje chętnie korzystają też z możliwości publikowania powiadomień o newsach. Najprościej jest to zrobić, wpisując w Google Alert interesujące nas hasła lub tematykę, np. reprezentacja Polski, Kraków czy Apple. W ustawieniach Google Alert określamy, jak często chcemy dostawać powiadomienia, w jakim języku i z jakiego regionu. Jako sposób dostarczania wybieramy kanał RSS. Gdy alert jest gotowy, kopiujemy link z okna strony do nowego kanału w Slacku i poprzedzamy go komendą feed oraz spacją. Aby uniknąć chaosu, każdy dziennikarz ustala własne powiadomienia wedle tematyki, którą się zajmuje. – Często z tego rozwiązania korzystają nasi redaktorzy dyżurni, którzy otrzymują powiadomienia o wydarzeniach w Małopolsce czy tekstach innych lokalnych mediów – tłumaczy Piotr Gądek z krakowskiej „Gazety Wyborczej”.

ZDALNE REDAGOWANIE

W każdej redakcji najważniejsze są teksty. Praca nad nimi często wymaga konsultacji, poprawek i uzupełnień. W rozproszonych po kraju czy świecie redakcjach komunikacja redaktora z autorem bywa utrudniona. Slack przychodzi z pomocą także w tym aspekcie. Wystarczy napisać do autora na odpowiednim kanale (przez komendę: @ nazwa użytkownika) lub zwrócić się do niego bezpośrednio (przez opcję Direct Messages). – Unikamy drogi e-mailowej, kiedy tylko się da. Dlatego konsultacje dotyczące tekstów prowadzimy w Slacku – mówi Kamil Janicki.

W Antyweb.pl wszelkie poprawki i bieżące dyskusje na temat pracy nad tekstem toczą się w Slacku. Podobnie jest w Spidersweb.pl. – Autor podsyła do redaktora prowadzącego informację, że tekst jest wprowadzony do CMS-a, a wszelkie szczegóły omawiane są w Slacku – wyjaśnia Przemysław Pająk.

Depeszowcy serwisu Outriders rozsiani są po odległych zakątkach świata. Konsultacje telefoniczne lub wideo często są utrudnione. Dlatego najczęściej właśnie w Slacku odbywa się cała dyskusja dotycząca ostatecznego kształtu tekstu i ewentualnych poprawek. – Pliki przesyłane są bezpośrednio przez Slacka lub autor zostawia redaktorowi informację, że wstawił tekst do CMS-a – wyjaśnia Alicja Peszkowska, odpowiedzialna w Outriders za komunikację i społeczność.

SZKODA CZASU NA SIEDZENIE

Bez względu na wielkość i stopień rozproszenia redakcji trudno wyobrazić sobie jej funkcjonowanie bez planowania. Kolegia redakcyjne w Slacku mogą odbywać się w formie tekstowych dyskusji grupowych, połączeń głosowych lub jako wideoczaty. Komunikator posiada własne narzędzie do komunikacji wideo, ale też umożliwia podpięcie aplikacji zewnętrznych, jak Zoom, appear.in czy Google Hangouts.

Wiele redakcji nie jest jednak zadowolonych z działania połączeń wideo w Slacku lub nie chce płacić za możliwość rozmów grupowych i wybiera połączenia poza komunikatorem. W VSquare korzystają z Jitsi. – To rozwiązanie działa stabilniej i daje nam większe możliwości – uważa Wojciech Cieśla.

– Korzystamy z rozmów w Slacku, ale przy dyskusjach w większym gronie znacznie lepiej sprawdza się Zoom, z którego korzystamy z pominięciem Slacka – mówi Alicja Peszkowska z Outriders.

Z połączeń wideo nie korzysta redakcja Antyweb.pl. – W trakcie planowania wolimy do siebie pisać, bo później łatwiej do tego wrócić – wyjaśnia Grzegorz Marczak.

Z klasycznych kolegiów zrezygnowano w serwisach, którymi zarządza Łukasz Malinowski. – Szkoda nam czasu na takie posiadówki. Jeżeli coś jest do ustalenia, to piszemy do siebie w Slacku, a najważniejsze tematy i tak najlepiej omawia się w redakcyjnej kuchni – podkreśla.

Wideokonferencje przydają się za to w tak dużym serwisie, jak Gazeta.pl.
– Szczególnie podczas rozmów z naszymi ludźmi z oddziałów. Staramy się wykorzystać Slacka do jak największej wymiany informacji i ograniczyć do niezbędnego minimum liczbę oraz czas spotkań – zaznacza Sylwia Ryzner.

Dawid Muszyński przyznaje, że w Naekranie.pl z połączeń wideo w Slacku redakcja korzysta w przypadku rozmów w mniejszych grupach, a w większych dyskusjach używany jest Google Hangouts.

Spidersweb.pl i inne serwisy Przemysława Pająka nie mają stałej siedziby, dlatego redaktorzy codziennie o godz. 9 rozmawiają w Slacku, ustalają plan dnia, dyskutują o dłuższych materiałach. Także poszczególni autorzy w ten sposób przesyłają propozycje tematów i konsultują kształt tekstów z redaktorami dyżurnymi. – Slack pozwala nie marnować czasu na dojazd i siedzenie w biurze. Dzięki niemu wszystko można ustalić i załatwić zdalnie. To taka wirtualna redakcja – uważa Przemysław Pająk.

PŁACIĆ CZY NIE PŁACIĆ?

Slack jest dostępny w wersji bezpłatnej oraz w dwóch opcjach rozszerzonych, za które należy zapłacić odpowiednio: 6,67 (najpopularniejszy wariant) i 12,50 dol. miesięcznie za jednego użytkownika. Wersja bezpłatna posiada ograniczenia w wyszukiwaniu archiwalnych rozmów, zintegrowaniu maksymalnie 10 aplikacji zewnętrznych oraz możliwości prowadzenia wideoczatów tylko z jedną osobą. Można wysłać tyle zaproszeń, ile się chce, ale Slack może ograniczyć liczbę zaproszeń, jeśli wysłano ich dużo, a tylko kilka z nich zostało zaakceptowanych. Najdroższa z wersji płatnych, oprócz dostępnych w tańszym planie opcji kilkuosobowych rozmów wideo i pełnego archiwum, to przede wszystkim gwarancja stabilności działania oraz pełne wsparcie dla użytkowników. Wojciech Cieśla zaznacza, że projekt VSquare korzysta z rozszerzonej, ale bezpłatnej wersji dla organizacji pozarządowych.

– W Gazeta.pl używamy wersji płatnej, bo zapewnia pełną archiwizację wiadomości – mówi Sylwia Ryzner.

– To narzędzie jest fundamentem naszej pracy, mamy tam przepastne archiwum, bardzo wiele osób z niego korzysta. Bez Slacka byłoby nam trudniej funkcjonować, dlatego płacimy za rozszerzoną wersję – podkreśla Przemysław Pająk.

Do płatnej wersji Slacka powoli przymierza się serwis Outriders, który co kilka miesięcy powiększa zespół. Na opcję rozszerzoną zdecydowała się redakcja Naekranie.pl. Szef Antyweb.pl na razie nie zamierza rezygnować z darmowej wersji Slacka. – Jak na nasze warunki płatna wersja jest droga, bo musielibyśmy za nią płacić kilka tysięcy rocznie, a nie przyniosłaby nam zbyt wielu korzyści, bo nie korzystamy z grupowych rozmów wideo i nie potrzebujemy zaglądać do archiwum rozmów sprzed kilku miesięcy – wyjaśnia Grzegorz Marczak.

NIE PO POLSKU

Cena pełnej wersji jest jednym z najczęściej wymienianych minusów Slacka. Wśród pozostałych są: brak polskiej wersji językowej czy mało intuicyjna funkcja przeglądania i wyszukiwania informacji na poszczególnych kanałach. Jednak większość redakcji nie wymienia żadnych minusów w funkcjonowaniu Slacka. Pojawiają się za to wątpliwości, czy warto powierzać mu wszystkie redakcyjne tajemnice.

– Nie uważam Slacka za w pełni bezpieczne narzędzie. W VSquare przy przesyłaniu między sobą ważnych informacji możemy korzystać z e-maili z kluczem PGP – wyjaśnia Wojciech Cieśla i przypomina, że ze Slacka korzysta się także w wersji mobilnej, a telefon może trafić w niepowołane ręce.

Tak się wydarzyło w jednej z redakcji, gdy dziennikarz przesłuchiwany przez policję musiał wydać jej swój telefon komórkowy. Kamil Janicki także ma świadomość zagrożeń wynikających z powierzania wielu informacji komunikatorowi internetowemu: – Decydując się na korzystanie z darmowych narzędzi, powinniśmy mieć świadomość, że możemy nie być jedynymi osobami, które będą miały wgląd do udostępnianych przez nas danych. Dlatego w naszych serwisach mamy procedury, dzięki którym dane wrażliwe nie opuszczają naszych serwerów. Do przesyłania umów czy dokumentów objętych tajemnicą używamy naszej wewnętrznej chmury – wyjaśnia redaktor naczelny serwisu Ciekawostkihistoryczne.pl.

Przemysław Pająk, który jest wielkim entuzjastą Slacka, nie widzi wad tego rozwiązania, za to bardzo dużo pozytywów.

– Bardzo się cieszę, że jest takie narzędzie, bo pozwoliło naszym serwisom na szybki wzrost pod względem finansów i zasięgu. Slack ma kolosalne znaczenie dla rozwoju naszej spółki medialnej. To idealne narzędzie do prowadzenia redakcji – podkreśla Pająk.

W większości redakcji, z którymi rozmawialiśmy, Slack niemal całkowicie zastąpił wiadomości e-mail w komunikacji wewnętrznej. Jeżeli się zdarzają, to przede wszystkim z księgowością, administracją czy innymi częściami większych firm lub wydawnictw. Kamil Janicki chciałby całkowicie przenieść komunikację wewnętrzną w redakcyjnych serwisach do Slacka, ale na razie nie jest to możliwe.

– Jeden z naszych redaktorów uparł się, zastrajkował, nie chce się przesiąść na Slacka i komplikuje innym pracę. Za bardzo przyzwyczaił się do Messengera – śmieje się Janicki.

Paweł Pązik